La question se pose alors naturellement : peut-on vraiment utiliser Notion comme CRM ?
Dans cet article, nous allon voir :
- comment transformer Notion en CRM sur mesure,
- pourquoi ce choix séduit de plus en plus de freelances et équipes agiles,
- les limites à connaître avant de se lancer,
- et les bonnes pratiques pour concevoir un espace de gestion client performant.
Vous débutez sur Notion ? Découvrez aussi notre Formation Notion pour apprendre à maîtriser l’outil et créer vos propres espaces de travail.
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Présentation et définition
Le CRM, ou Customer Relationship Management (en français “gestion de la relation client”), désigne un outil de gestion permettant de centraliser toutes les interactions entre une entreprise et ses clients. Il aide à suivre les contacts, opportunités, ventes, devis, factures et échanges commerciaux, dans le but d’améliorer la relation client et la performance globale.
Les CRM classiques comme HubSpot, Pipedrive ou Zoho ont été conçus spécifiquement pour ces besoins :
- suivi automatisé des leads et des opportunités,
- gestion de pipelines commerciaux,
- intégration native d’e-mails et de statistiques,
- reporting avancé et automatisation des tâches répétitives.
Notion, à l’inverse, n’est pas un CRM natif. C’est un outil de gestion flexible qui permet de construire des espaces de travail entièrement personnalisés : bases de données, pages, vues, relations entre éléments, tableaux de bord, templates, etc. Grâce à cette architecture modulaire, il est possible de transformer Notion en CRM sur mesure, adapté aux besoins de chaque utilisateur ou équipe.
La différence principale entre un CRM classique et un CRM construit dans Notion repose sur la liberté de conception :
Notion n’est pas un CRM “clé en main”, mais il peut devenir un CRM puissant, intuitif et évolutif lorsqu’il est bien configuré.
Pourquoi choisir Notion comme CRM ?
Utiliser Notion comme CRM séduit de plus en plus de freelances, petites ou grandes entreprises. L’outil offre une souplesse inégalée pour centraliser la gestion des clients, des projets et des données commerciales sans avoir à investir dans un CRM professionnel.
Flexibilité et personnalisation selon les besoins
L’un des plus grands avantages de Notion réside dans sa flexibilité. Vous pouvez construire un CRM sur mesure adapté à votre méthode de travail :
- Créez vos propres bases de données pour les contacts, les projets ou les opportunités.
- Personnalisez les propriétés (montant, statut, priorité, catégorie, responsable, etc.).
- Adaptez les vues : tableau Kanban pour le suivi des ventes, table pour les contacts, ou timeline pour les relances.
Cette liberté totale de structure permet d’avoir un outil de gestion unique, ajusté à vos besoins, qu’il s’agisse de suivi client, de gestion de projet ou de service après-vente.
Coût faible ou gratuit selon l’usage
Contrairement à la majorité des CRM payants, Notion peut être entièrement gratuit pour un usage individuel. Le plan gratuit suffit pour la majorité des freelances et petites structures, tout en offrant :
- des bases de données illimitées,
- la collaboration en temps réel,
- des modèles de templates CRM Notion prêts à personnaliser.
Pour les équipes plus grandes, le passage à un plan “Plus” ou “Business” reste bien moins coûteux qu’un abonnement à un CRM traditionnel.
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Centralisation des données et unification avec les autres espaces Notion
Un espace Notion CRM s’intègre parfaitement dans un écosystème de gestion globale : vos clients, projets, devis, notes et suivis sont tous connectés. Cette unification facilite :
- la navigation entre les informations clients et les projets associés,
- la mise à jour des données clients en temps réel,
- la collaboration fluide entre plusieurs membres d’une même équipe.
Ainsi, Notion devient un véritable centre de pilotage, où chaque élément de votre activité reste lié aux autres.
Idéal pour les freelances, solopreneurs, petites équipes et startups
L'utilisation de notion comme CRM convient parfaitement :
- aux freelances souhaitant suivre leurs missions et leurs contacts,
- aux formateurs gérant leurs élèves, clients et facturations,
- aux petites agences qui veulent unifier leurs projets et leur relation client sans surcoût,
- aux startups qui préfèrent expérimenter un modèle CRM agile avant d’investir dans un outil plus lourd.
Notion combine personnalisation, légèreté et efficacité, ce qui en fait une alternative crédible aux CRM classiques pour toute structure agile.
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Limites et contraintes de la création d’un CRM avec Notion
Même si Notion est une solution agile et personnalisable, il présente plusieurs contraintes à connaître avant d’en faire votre outil principal de gestion de la relation client.
Automatisations limitées sans outils externes
L’un des principaux freins de Notion réside dans son manque d’automatisation native. Contrairement à un CRM classique qui permet d’envoyer automatiquement des e-mails, de générer des rappels ou de suivre un pipeline de ventes, Notion nécessite des outils externes comme Zapier, Make ou Relay.app pour effectuer ces tâches répétitives.
Cela signifie que pour créer un système d’automatisation des tâches répétitives, il faut configurer manuellement chaque lien entre les plateformes, ce qui peut devenir long et technique.
Gestion des gros volumes de données
Lorsqu’un espace Notion commence à contenir plusieurs milliers de contacts, projets ou interactions, des ralentissements peuvent apparaître :
- chargement plus lent des bases,
- affichage retardé des vues,
- difficultés à filtrer ou trier les données clients.
Ce problème ne se pose pas pour les petits utilisateurs, mais peut devenir gênant à mesure que votre entreprise ou vos données clients grandissent.
Manque de fonctionnalités CRM natives
Un CRM traditionnel intègre souvent des modules essentiels :
- pipeline de ventes,
- suivi automatique des e-mails,
- reporting et tableaux analytiques,
- notifications de relance.
Dans Notion, toutes ces fonctionnalités doivent être recréées manuellement à l’aide de templates ou d’outils tiers. Cela demande donc du temps et une bonne compréhension de la gestion de projet dans Notion.
Difficultés de synchronisation entre les bases et plateformes externes
Même si Notion propose des intégrations avec Google Drive, Slack ou Calendly, la synchronisation des données clients avec des outils externes comme Gmail, HubSpot ou Sheets reste imparfaite.
Certaines informations doivent être mises à jour manuellement, et les liaisons entre bases peuvent se casser en cas de changement de structure interne.
Notion reste une solution souple et économique, mais il faut accepter ses limites techniques et maîtriser un minimum la logique des bases de données pour en tirer le meilleur parti.
